Når du har funnet den perfekte foredragsholderen kan du fokusere på å skape de optimale rammene for avholdelsen av selve arrangementet.
Vær ute i god tid hvis mulig, særlig hvis du ønsker å booke en bestemt populær og kjent foredragsholder til arrangementet. En foredragsholders kalender kan være fullbooket langt fram i tid og ha begrenset med ledige datoer og tider.
Sjekk også kalenderen i god tid for eventuelle høytider, helligdager, sportsbegivenheter og store arrangementer i ditt lokalområde, spesielt hvis det er snakk om et arrangement som du enten skal selge billetter, invitere kunder og lignende til.
Det skjer ofte at man senere oppdager at arrangementet faller sammen med en Champions League finale og lignende. Det kan koste både fokus og antallet fremmøtte.
Forberedelse av ditt arrangement
«Tenk over tiden - hvor mye tid skal det brukes på hvert element? Ikke glem pauser!»
Tenk på at deltagerne dine er mer mottagelige for ny informasjon når de har et klart hode. Dessuten kommer deltagere også ofte på et arrangement for det sosiale aspektet. Gi folk, uansett om det er internt på en arbeidsplass eller et åpent arrangement, tid og mulighet til å snakke sammen og bli mentalt klare til å høre på foredraget og å være tilstede.
Er det mange deltagere på arrangementet, er det lurt å ikke undervurdere hvor lang tid det tar å tømme og fylle en sal.
#1 Vær ute i god tid, da foredragsholderen kan ha et begrenset antall ledige datoer
#2 Sjekk kalenderen for høytider, sportsbegivenheter, helligdager og lokale arrangementer
#3 Lag tidsrammer for arrangementets forskjellige deler og husk pausene
#4 Vær forsiktig med å gjøre pausene for korte, dette er ofte et større problem enn at de er for lange
Dialog med foredragsholder før dagen
Et av de viktigste punktene i denne guiden og vårt viktigste råd som bindeledd for mange tusen foredrag, er at du før avholdelsen av ditt arrangement sikrer god kommunikasjon med foredragsholderen.
Alternativt med et foredragsbyrå eller en manager - men vær sikker på at de har god kunnskap om foredraget og den valgte foredragsholderen. Sørg for å bruke den erfaringen og kunnskapen som foredragsholderen eller byrået har, så grunnlaget for arrangementet ditt blir optimalt.
Akkurat som at det er viktig å ha fastsatt klare mål internt for hvorfor dere avholder arrangementet, er det helt avgjørende at foredragsholderen er sporet inn på hva de skal levere i sitt opplegg.
Sørg for å få til en telefonsamtale og å kommunisere skriftlig med foredragsholderen før eventet. Dette gir sjelero hos begge parter. Dessuten sikrer det at du har mulighet til å komme eventuelle misforståelser i forkjøpet.
Forklar tydelig til foredragsholderen hva dere forventer av vedkommende og gi informasjon fra deres side som kan gjøre han/henne klokere på deres organisasjon. Forbered gjerne også foredragsholderen på omtrent hvor mange gjester eller deltagere det kommer til slutt og om det er mulig - hvordan deltagersammensetningen er.
Hvis det utelukkende er en bestemt avdeling, faggruppe, aldersgruppe eller bransje som er representert, kan det være viktig å vite for foredragsholderen i forberedelsesprosessen. Du kan gjerne også fortelle litt om hva som ellers foregår på dagen.
Rent praktisk er det viktig at foredragsholder og arrangør har utvekslet telefonnumre og kontaktinformasjon i forkant av dagen for avholdelse. Sørg for at du som arrangør har telefon din tilgjengelig, så foredragsholderen kan nå deg hvis det skulle skje noe uforutsett på veien til eventet. Det kan være alt fra hvilken inngang som skal benyttes til forsinkelser pga. trafikkproblemer, sykdom, etc.
#1 Planlegg innledende samtaler med foredragsholderen for å sikre budskapet
#2 Forklar tydelig hva dere forventer fra deres side
#3 Gi foredragsholderen relevant informasjon om deres organisasjon
#4 Forbered foredragsholderen på deltagersammensetningen
#5 Sørg for at det er utvekslet telefonnumre før dagen for avholdelse
#6 Ha alltid telefonen din tilgjengelig på dagen
Skap optimale rammer for ditt arrangement
Når dagen for avholdelse finner sted er det vitktig at rammene for arrangementet er i orden. Sørg for å planlegge plasseringen av bord og stoler, og om oppsetningen understøtter det du vil oppnå med arrangementet.
Har alle deltagerne fri utsikt til foredragsholderen? Er det mulighet for gruppesamtaler underveis, hvis dette er påkrevd? Skal folk selv snu stolene, etc.
Hvis mulig er det også en god idé å tilpasse antallet stoler til det faktiske antallet deltagere.Det kan påvirke opplevelsen for både deltagere og foredragsholder hvis det er for mange ledige stoler.
#1 Velg den optimale oppsetningen av bord og stoler, så den understøtter ditt event
Få lyd og lys til å understøtte eventet
Det er viktig at lyd og lys fungerer optimalt under foredraget.
Gå gjennom lokalet, sett deg på noen av de dårligste plassene og se og hør. Er det behov for endringer? Hvis du selv som arrangør sitter på første rad hele arrangementet, oppdager du ikke nødvendigvis problemene bakerst i lokalet.
Sjekk AV-utstyret og sørg for at alt virker som det skal. Det skaper stress for både foredragsholder og arrangør hvis man må rote med teknikken rett før foredraget starter. Det kan også distrahere deltagerne hvis tekniske problemer fører til forsinkelser i programmet. I tillegg bør du være oppmerksom på at noen foredragsholdere kan ha spesifisert hvilket utstyr opplegget deres krever i kontrakten.
#1 Sørg for at lyd og lys er i orden, så alle deltagere enkelt kan følge med
#2 Sett deg på en ytterplass før arrangementet starter og sjekk at lyd og lys også fungerer der
#3 Sjekk AV-utstyr, så starten på foredraget ikke ødelegges av tekniske problemer
Dette kapittelet er en del av vår e-bok '40 tips til det perfekte arrangementet'. Meld deg på vårt nyhetsbrev og last ned e-boken helt gratis her.